Pour mieux comprendre la gouvernance des données

Qu’est-ce que la gouvernance des données ?

La gouvernance des données est un ensemble de pratiques, de règles de fonctionnement, de rôles et de processus qui facilitent l’appropriation de la donnée au sein de l’entreprise. Le début du projet consiste à définir la politique de gouvernance des données ainsi que les procédures applicables dans le déroulement des futurs chantiers de data management.
La gouvernance des données englobe : 

• la disponibilité des données
• l’utilisabilité des données
• l’intégrité des données
• la sécurité des données

Pourquoi mettre en place une stratégie de gouvernance de données ?

• Pour identifier et rendre visibles les données clés au sein de l’entreprise : par exemple le suivi du Chiffre d’Affaires sera facilité, le ROI sera mesurable rapidement, on gagnera en efficacité et en temps dans la prise de décision, et dans la réalisation de projets. Avec la mise en place de KPIs  ou indicateurs de suivi on peut ainsi voir une amélioration du Chiffre d’affaires, des résultats ou des marges. 
• Pour clarifier l’organisation  : la stratégie de gouvernance des données implique notamment des changements structurels dans l’organisation. En effet, certains postes auront besoin d’être redéfinis pour mieux répondre aux besoins de l’entreprise. 
• Pour gagner en efficacité opérationnelle : la gouvernance des données permet de mieux renforcer et contrôler l’ensemble des données. Elles seront ainsi de meilleure qualité, L’expérience client sera améliorée et mise en conformité des documents réglementaires sera accélérée, notamment le respect RGPD mais aussi l’ensemble des données personnelles.
• Pour rendre l’information accessible au sein de l’entreprise  
• Pour favoriser l’innovation : la gouvernance des données permet à terme de mieux identifier les axes d’amélioration et d’innovation. 
• Pour favoriser la productivité: l’utilisateur pourra se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée

Les implications de la mise en place de la gouvernance des données

La gouvernance des données implique 5 chantiers de gestion de la donnée :

• Les référentiels de données : pivot central qui stocke, centralise et cartographie les données de référence de l’entreprise. Cela peut aboutir à la mise en place d’un MDM (Master Data Management).
• La qualité des données: il s’agit d’un point clé de la gouvernance des données. La mise en qualité implique l’assainissement, la remédiation, la remontée d’alertes via les KPIs en place, etc. Pour assurer sa pérennité, le chantier de qualité des données doit s’appliquer à chaque périmètre métier. On s’assure de la qualité des données en amont. On peut croiser les données dans certains cas lorsqu’il y a plusieurs bases dans l’entreprise... Permet d’assurer la qualité de la donnée. 
• Le tagging des données : la surcouche d’information que l’on ajoute sur l’information existante pour faciliter l’acquisition, la compréhension et la manipulation des données par les utilisateurs de l’entreprise.
• L’anonymisation des données : les travaux en relation avec la mise en conformité des données sensibles et critiques. Cette démarche intervient dans une logique de confidentialité et de protection des données.
• L’organisation de la donnée : il s’agit des règles de nommage, de l’organisation technique, des espaces de stockage liés aux différentes catégories de données : données brutes, données élémentaires, données référentielles, données historisées, données techniques, données agrégées, elles peuvent être classées par métier par exemple.  

Quelle organisation pour piloter la gouvernance des données ?

Le chantier de gouvernance des données doit être mis en œuvre par une organisation dédiée, composée de ressources IT et métiers. Ces profils ont des rôles et des responsabilités qui favorisent l’appropriation de la gouvernance dans toute l’entreprise. En effet, il est primordial que la gouvernance des données réponde aux besoins de l’entreprise dans sa globalité. La mise en place de groupes projet transversaux permet de mieux appréhender ces besoins.  Le groupe projet mis en place au début du projet peut d’ailleurs se transformer en une organisation dédiée et pérenne. 

Identifier les besoins métiers et IT

Les besoins vont être identifiés au moment de l’assessment au démarrage, ou assez tôt dans le projet, lors d’ateliers de compréhension des différents responsables métiers. C’est ce qui permettra d’identifier ce qui manque à l’infrastructure du client et les outils qui lui seront nécessaires pour la mise en place de la stratégie de gouvernance des données. 

Exemple d’organisation de la gouvernance des données 

Le sponsoring COMEX ou CODIR est une composante clé dans le paysage de l’organisation qui doit, à travers différents comités, intervenir pour assurer le bon déploiement de la politique de gouvernance des données de l’entreprise.
Le Product Owner est un rôle clé au sein des directions métiers. Il s’agit d’un représentant de l’organisation data au sein du département métier. En fonction de l’organisation et le maillage territorial de l’entreprise, il peut être renforcé par la présence de Data Owners locaux (par pays ou entité).
Il est généralement conseillé de choisir les Data Stewards parmi les sachants internes de l’entreprise (niveau métier)  qui peuvent faire valoir leur maîtrise des processus, des données métiers et du legacy. 
Il est également important de nommer des référents data au sein du département informatique, afin de faciliter les échanges avec les métiers dans le cadre du projet de gouvernance.
Un Data Manager Executive peut être aussi nommé pour  organiser les services de gestion des données en cherchant à développer le partage et la réutilisation pour plus d’efficacité et de cohérence. Profil qui peut être un peu plus technique. Il définit et met en œuvre les architectures de données qui peuvent répondre aux besoins métier. 
La mise en place d’une organisation centrale de la data (un Data Office), pilotée par le Chief Data Officer, est essentielle à toute organisation data-centric. Dans son rôle de chef d’orchestre, il vient ajuster les processus et la politique de gouvernance des données en fonction de l’évolution de l’entreprise pour s’assurer qu’elle ne vienne pas la ralentir ou la complexifier.

Des comités pour suivre l’avancement du projet

Le suivi du chantier de gouvernance des données doit faire l’objet de comités d’entreprise. Deux semblent nécessaires au bon déroulé de ce projet :

• Un comité central de gouvernance de données : une instance animée par le Chief Data Officer (CDO), qui se réunit régulièrement avec ordre du jour. Transmet les procédures liées au DM. 
• Un comité opérationnel, par famille de données : une instance niveau métier qui se réunit fréquemment ou à convocation lorsque certaines problématiques majeures doivent être traitées.

La mise en place d’indicateurs de performance est clé pour remonter des anomalies ou des informations afin de rythmer les comités data et assurer l’amélioration continue de chaque chantier dans le temps.

La conduite du changement

L’acculturation data est un facteur clé de succès d’un projet. Il est conseillé d’y dédier du temps, des ressources et un budget afin de pérenniser la gouvernance et ancrer le changement au sein de l’organisation.
Ce chantier intervient dès les premières étapes de la stratégie data, juste après la définition de la vision et des cas d’usage. Il convient alors d’expliquer les bénéfices de la gouvernance des données, identifier les freins au changement, évangéliser et former les utilisateurs afin d’assurer leur adhésion dans la durée. Le fait d’objectiver les équipes sur l’application et la bonne mise en œuvre de la gouvernance est également un levier d’accélération dans la conduite du changement.

Datalake et gouvernance font-ils bon ménage ?

La gouvernance des données est une étape indispensable lors de la mise en place d’un datalake afin de s’assurer de la qualité, de la sécurité et de la bonne coordination des services autour des données qui y seront placées. Sans cela, on risque de se retrouver rapidement avec une masse de données impraticable.